Office文档修改技巧,错字标点一个不漏

Office中的Word和PowerPoint都有“审阅”功能，方便我们对文档进行各种修改批注，但是很多人只知道审阅的基本用法，一些独特实用的审阅功能则被忽略了。比如某一文档被反复修改多次，以至于到最后搞不清到底改了哪些细节，这时该怎么办？再比如跨语言跨区域的人审批文档，如何打通不同语言关？这些我们都可以通过审阅功能来解决（本文以Office 2013为例）。

一键定位文档的修改

有些重要的文档，比如签订的合同，可能会被多个人做过多次的审阅批改，以至于到最后自己都弄不清到底哪些地方被改过了，这时审阅的对比功能就派上用场了。

首先将审阅前后的文档分别保存，比如一个存为“审阅前”一个存为“审阅后”。然后在Word中，切换到“审阅”选项卡，点击工具栏上的“比较”，从下拉菜单中选择“比较”打开对话框。点击“原文档”右侧下拉按钮，可以直接选择最近编辑的文档，也可以点击其后的文件夹图标，浏览选择其他文档。同样方法选择修订后的文档。点击左下方“更多”按钮（点击后将变成“更少”）展开对话框，还可以设置各种不同的比较选项。注意，这一功能不只能比较文字的修改，对于格式设置、页眉页脚等的变化，同样也能检测出来（图1）。

设置完毕，点击“确定”返回，这时将同时出现三个文档，右侧分别为原文档及修订的文档，中间则是比较文档，它通过红色粗线显示修改的大致位置。左侧则显示具体的修改内容，双击某一项，则可以精确定位到文档中修改的位置点。这样一来，对他人所做的任何修改，你都可以做到一目了然了（图2）。

给审阅批注的文字加大号

默认设置下，Word批注的字体要比正文小一号，对于视力不好的人来说，看起来比较费力。通过几步设置，我们可以统一调整批注字体的大小。

首先切换到“开始”选项卡，点击工具栏“样式”右下角的小箭头展开样式列表，在列表中选中“批注文字”项。如果列表中没有此项，可先点击列表下方的“选项”，在打开的对话框中，选择显示“所有样式”（图3）。确定后返回样式列表，就可以找到“批注文字”项了，点击其右侧下拉箭头，从弹出菜单中选择“修改”，再在打开的对话框中为批注样式设置大一号的字体就可以啦（图4）。

审阅打通语言关

如果审阅批注文档的人来自不同的地方，他们可能会使用不同的语言，如简体汉字、繁体汉字、英文等，这时有可能会造成阅读障碍（图5）。好在Word审阅提供了翻译转换工具，可以助我们打同语言关。

如果批注是外语，选中之后，点击工具栏上的“翻译”按钮，选择“翻译所选文字”（图6），即可在右侧打开信息窗格，给出翻译信息了。在这个窗格中，可以为几十种不同的语言进行互译（图7）。

简繁互转相对来说就更简单，切换到“审阅”选项卡后，选中要转换的批注文字，然后点击工具栏上的“繁转简”或“简转繁”，即可秒转换。这一技巧，有时可用于PPT的美化中，制作PPT的过程中使用简体编辑文字非常方便，等编辑完成，为了美观，有时可以将简体转换成繁体。按Ctrl键不放，全选PPT中的文字（图8），再切换到“审阅”选项卡中，点击“简转繁”即可得到不一样美观的幻灯片了（图9）。

去掉烦人的审阅波浪线

Office有一项智能技术，对疑似错误的文字会用波浪线标示出来，红色波浪线表示错误，蓝色波浪线表示不是很正确。不过Office经常“自作聪明”，比如在Word中打开《红楼梦》，会看到满篇的红蓝波浪线，非常烦人。虽然可以一一右击，选择“忽略一次”，但下次打开文档它们还会出现。

这里有一个一劳永逸的方法解决它。在Word中（如无特殊说明，所有方法在PowerPoint中也通用），点击切换到“审阅”选项卡中，再点击工具栏中的“语言”，从下拉菜单中选择“设置校对语言”，在打开的对话框中，勾选“不检查拼写或语法”，点击“设为默认值”，并在弹出的提示框中点击“是”确认即可（图10）。现在回到文档中，所有的波浪线都没有了，清爽多了吧。当需要恢复的时候，同上操作，进行反向选择即可。